Odoo wird immer intelligenter. Für Finanzteams bedeutet das: schnellere Prozesse, deutlich weniger manuelle Aufgaben und eine höhere Datenpräzision.
Die neuesten Versionen von Odoo enthalten KI-gestützte Funktionen, die verschiedene Prozesse automatisieren, wie etwa Rechnungserkennung oder Spesenkategorisierung.
Entdecken Sie jetzt die KI-Funktionen, die in der Odoo Buchhaltungs-Suite verfügbar sind. Erfahren Sie, was diese leisten können, wo aktuell noch die Grenzen liegen und was Sie wissen sollten, wenn Sie diese in Ihre Workflows integrieren.
Was kann die KI in Odoo Buchhaltung?
Die Künstliche Intelligenz (KI) in Odoo ist direkt in Ihre bestehenden Workflows eingebettet. Sie müssen kein separates KI-Modul installieren, da diese Funktionen nahtlos in die Apps integriert sind:
- Automatische Rechnungserkennung (OCR): Odoo scannt eingehende Rechnungen (PDF oder Bild) und extrahiert automatisch wichtige Daten wie Lieferant, Betrag, Fälligkeitsdatum und Steuern.
- KI-gestützter 3-Wege-Abgleich für Lieferantenrechnungen: Das System versucht, Rechnungsfelder automatisch auszufüllen und diese mit den entsprechenden Bestellungen (Purchase Orders) abzugleichen, was die manuelle Überprüfung drastisch reduziert.
- Smarter Bankabgleich: Odoo schlägt anhand historischer Daten und Muster automatisch passende Übereinstimmungen zwischen Kontoauszügen und Buchhaltungseinträgen vor.
- Smarte Spesenkategorisierung: Wenn Mitarbeiter Belege hochladen, schlägt Odoo basierend auf dem Inhalt und dem bisherigen Verhalten ein Spesenkonto sowie die passenden Tags vor.
- Smarte Zahlungserinnerungen: Odoo kann Ihre Zahlungsinformationen automatisieren, sodass Nutzer Benachrichtigungen über Statusänderungen oder verspätete Zahlungen erhalten.
Automatisierung der Rechnungserkennung und Freigaben in Odoo
Der Automatisierungsprozess für Rechnungen in Odoo beginnt, sobald Sie eine Lieferantenrechnung hochladen oder per E-Mail senden. So läuft es ab:
- Das Dokument wird mittels OCR analysiert.
- Felder wie Lieferant, Datum, Gesamtbetrag und Steuern werden automatisch ausgefüllt.
- Wird eine Übereinstimmung mit einer bestehenden Bestellung (PO) gefunden, wird die Rechnung zur Freigabe markiert.
- Sie übernehmen lediglich die abschließende Überprüfung und Validierung.
In bestimmten Fällen kann Odoo sogar Unstimmigkeiten zwischen Rechnungs- und Bestelldaten erkennen und hervorheben. Dies fordert eine manuelle Überprüfung vor der Freigabe und erlaubt Ihnen, eine bessere Kontrolle über Ihre Kreditoren-Workflows zu behalten.
Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Dateneingabe. Bei ungewöhnlichen Rechnungsformaten oder schlechter Scan-Qualität können jedoch einige Felder falsch erkannt werden. Deshalb ist die menschliche Validierung weiterhin wichtig.
Pro-Tipp: Wenn Sie sicher sind, dass die Daten stimmen, können Sie Rechnungen in der Listenansicht per Massenaktion freigeben.
Smarteres Spesenmanagement mit Odoo KI
Spesenabrechnungen sind oft mit unscharfen Belegfotos, fehlenden Informationen und manuellem Tagging verbunden. Odoo optimiert dies durch:
- KI-Texterkennung auf Belegbildern, um Händler, Betrag und Datum zu extrahieren.
- Automatische Vorschläge für das Spesenkonto basierend auf Ihren früheren Berichten.
- Markierung von Spesenanträgen, die nicht der Unternehmensrichtlinie entsprechen. So können Finanzteams Ausreißer vor der Freigabe prüfen.
Für Unternehmen mit einem hohen Reise- oder Mitarbeiterausgabenvolumen reduziert dies sowohl den Bearbeitungsaufwand als auch die Verzögerungen bei Erstattungen.
Wo die KI arbeitet und wo noch manuelle Eingabe nötig ist
Die KI in Odoo Buchhaltung beschleunigt Prozesse, aber sie macht Ihr Finanzteam nicht überflüssig. Hier ist eine Übersicht, wo sie unterstützt und wo menschliches Eingreifen weiterhin nötig ist:
Automatisiert | Benötigt Menschliche Überprüfung |
Scannen von Rechnungen & Ausfüllen grundlegender Felder | Validierung komplexer oder nicht-standardisierter Rechnungen |
Vorschläge zur Bankabstimmung | Freigabe von Ausnahmen oder unklaren Übereinstimmungen |
Kategorisierung standardisierter Ausgaben (Spesen) | Zuordnung neuer oder mehrdeutiger Ausgaben |
Kurz gesagt: Die KI übernimmt die sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben in Ihrer Buchhaltung. Ihre Mitarbeiter kümmern sich um Sonderfälle, Freigaben und Entscheidungen, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Was Ihr Finanzteam bei der Nutzung von Odoo KI beachten sollte
- Trainieren Sie Odoo KI mit guten Daten. Je besser Ihre historischen Buchungen, desto präziser werden die KI-Vorschläge.
- Definieren Sie klare Regeln. Legen Sie genau fest, wer welche automatisierten Vorschläge überprüfen muss. Bestimmen Sie beispielsweise, ab wann eine KI-kategorisierte Spesenbuchung ohne Prüfung akzeptiert werden kann und wann eine Rechnung manuell markiert werden muss.
- Überprüfen Sie frühzeitig die Datengenauigkeit. Kontrollieren Sie stichprobenartig die KI-gesteuerten Einträge in der Einführungsphase, um Vertrauen aufzubauen.
- Behalten Sie die Kontrollen bei. Automatisierung ist kein Ersatz für die finanzielle Aufsicht.
Die KI in Odoo Buchhaltung ist als Assistenz konzipiert, nicht als Ersatz. Wenn sie richtig eingesetzt wird, verkürzt sie die Bearbeitungszeit, reduziert Fehler und gibt Ihrem Finanzteam die Möglichkeit, sich auf strategische Finanzthemen statt auf reine Verwaltungsarbeit zu konzentrieren.
Da sich die KI-Funktionen mit jeder Odoo-Version weiterentwickeln, verschafft Ihnen die Kenntnis neuer Odoo-Fähigkeiten einen Vorsprung in Ihren Finanzoperationen, besonders in Umgebungen mit hohem Transaktionsvolumen.
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